中国兵器电子招标投标交易平台

招标项目电子档案归档管理规则（试行）

第一条  为规范做好中国兵器电子招标投标交易平台(以下简称平台)招标项目电子档案的收集、整理和移交归档工作, 维护电子档案的真实、完整、可用和安全，提高管理效率，促进信息共享，便于长期保存，根据《中华人民共和国招标投标法》、国家发展与改革委《电子招标投标办法》《建设项目电子文件归档和电子档案管理暂行办法》等相关法律法规和《中国兵器工业集团公司固定资产投资项目档案管理与验收办法》等相关规定，制定本规则。

第二条  本规则适用于在平台上开展的所有招标项目以及按照中国兵器工业集团有限公司（以下简称集团公司）相关规定需在平台上进行备案的线下招标项目。

本条款所称线下招标项目指：按照地方政府相关规定，按照项目所在当地政府规定需进入当地有形建筑市场进行采购的项目；以及进行国际招标项目的进口采购活动，按照商务部有关规定需在指定网站进行采购的项目。

第三条  本规则所称的招标项目电子档案（以下简称电子档案）是指项目招标过程中产生并归档保存的电子文件及其相关过程信息。

第四条  电子档案及备案责任主体

（一）平台：在平台上全流程在线开展的招标项目，在过程中产生的所有电子文件由平台形成标准格式的电子档案自动归档至平台“归档资料”中，并预留可供上传其他资料的位置。

（二）代理机构：在平台上开展的招标项目和线下招标项目，通过委托代理方式开展的，由招标代理机构负责电子文件原始记录的收集、整理、建档、移交。如有平台产生的电子档案以外的电子文件需要归档，应将相关电子扫描件PDF版上传平台，并加盖代理机构单位电子公章。招标代理机构应在中标通知书发出后30日内将《中国兵器电子招标投标交易平台招标项目电子档案归档目录》（以下简称目录，见附件）所规定的招标档案纸质版和电子档案光盘版报送至招标方进行存档。招标代理机构可在平台直接下载相关电子档案。

（三）招标人：代理机构按照目录要求负责将线下招标项目电子档案在平台进行备案，招标人应对备案文件进行审核和确认。

（四）评标音视频档案：在经平台认证的集团公司标准化电子评标室（以下简称电子评标室）中开展电子评标的，电子评标室运营单位应确保音视频设备正常运转，评标过程应全程开启音视频录音和录像，开评标过程的音视频文件将自动归档至平台。

未进入电子评标室中开展评标的，招标代理机构应自行录制开标、评标全过程音视频，并刻录成光盘提交平台备案。音频电子文件以WAV、MP3为通用格式，视频和多媒体电子文件以MPEG、AVI为通用格式。

第五条  招标项目的电子档案应当按照目录进行整理和汇总。

第六条  归档的电子档案应当齐全完整、整理规范、真实的反映招投标活动过程中的全部内容，保持案卷内文件、材料的真实性和有效性，便于档案的利用和保管。

第七条  归档责任单位应对归档文件材料的准确性和完整性负责。

第八条  本规则不适用于涉密招标项目。电子文件归档过程中，严禁将涉密信息上传至平台或其他互联网设施。

第九条  招标项目的电子档案保存期限不少于五年。

第十条  本规则由中国兵工物资集团有限公司中国兵器电子招投标运营中心负责解释。

第十一条  本规则未尽事宜，按有关法律、法规规定执行。

附件：招标项目电子档案归档目录